Te he hablado hasta la saciedad de la importancia de tener una estrategia de contenidos.

Y ahora voy a ir al grano y a la táctica concreta: cómo hacer un calendario editorial.
Es un componente esencial de una estrategia de contenido profesional. Te voy a explicar cómo se construye en esta guía completa.

¿Buscas mejorar tu estrategia de contenido?

Los calendarios editoriales son una parte esencial de cualquier estrategia de marketing de contenidos. Te ayudarán a pasar de una estrategia de «hacemos lo que podemos cuando podemos y a veces no sabemos qué contar» a una máquina de contenido bien engrasada.

Si te animas a hacer este viaje a través de los conceptos básicos, te explicaré cómo configurar un calendario editorial y te hablaré de algunas herramientas para que puedas comenzar ya.

¡Comienza el viaje!

¿Qué es un calendario editorial?

Es un plan para el contenido que crearás y publicarás durante un período de tiempo. A menudo es literalmente un calendario con su contenido. A veces, es solo una hoja de Excel. Maneras de darle forma hay muchas.

La característica esencial es que organiza lo que publicas.

Un calendario editorial se puede utilizar para cualquier tipo de contenido que publiques. Puede incluir tus redes sociales, blogs, campañas de correo electrónico, videos, etc.

¿Por qué utilizar un calendario editorial?

Es útil porque te ayuda, más si además formas parte de un equipo de marketing, a establecer objetivos, plazos, mantener ideas, garantizar que tu contenido sea consistente con tu estrategia general y garantizar que tu contenido se cree y publique de manera efectiva. 

También te ayuda a realizar una evaluación de tu estrategia.

Los calendarios editoriales son adecuados si planeas tener un blog sostenible a largo plazo. 

Un calendario de contenido ayuda a garantizar que publicarás regularmente y que el contenido sea de alta calidad y esté dirigido a tu audiencia. 

También ayuda a organizar y coordinar un equipo para garantizar que trabajen juntos hacia objetivos compartidos. Es un sistema para hacer que tu producción de contenido resulte más eficiente y efectiva.

Utilidades de un calendario de contenido

Si hablamos de utilidades prácticas, destaco tres por las que un calendario de contenido te vendrá muy bien.

• Para obtener una vista general de tu contenido. 
  Te ayuda a salir de los detalles y ver el panorama general. De esta manera, puedes asegurarte de que tu contenido te ayude a cumplir tus objetivos generales de marketing.
• Para asegurarte de no perderte grandes fechas. 
  El calendario de contenido te ayuda a realizar un seguimiento de los eventos importantes en tu campo. ¿Se acerca una efeméride en tu proyecto? Ponlo en tu calendario. ¿Tu proyecto está ligado a la temporalidad? Recoge las fechas en el plan. 
  El calendario te ayuda a asegurarte de estar preparado para ocasiones especiales que son relevantes para tu audiencia.
• Para ayudarte a tener tu contenido listo a tiempo. No solo te ayuda a pensar en los grandes eventos que son relevantes para tu público, sino que también te asegurarás de que estarás preparada para ellos. 
  Una buena estrategia de contenido lleva tiempo; tu calendario te ayuda a mantenerte a la vanguardia para que no te agobies y vayas como pollo sin cabeza.

¿Qué tiene que recoger un calendario editorial?

Un calendario editorial básico debe decirte qué, quién, cuándo, dónde y por qué.

• ¿Qué contenido crearás? 
  Tu calendario debe incluir una lista de contenido que planeas crear, ya sea contenido nuevo que aún necesitas crear o contenido que ya ha desarrollado.
• ¿Quién lo creará? 
  Si trabajas en grupo, asegúrate de que tu calendario incluya una indicación clara de quién es responsable de la creación del contenido y su publicación. 
  Piensa en todos los que participan en el proceso: escritores, editores, diseñadores gráficos, responsables de redes sociales, etc.
• ¿Cuándo son los plazos? 
  Enumera las fechas en que se creará el contenido y también cuándo se publicará. 
  Si estás ejecutando una operación de contenido grande y sofisticada, o si solo quieres ser un poco más, incluye verificación de hechos, corrección de pruebas, etc.
• ¿Dónde se publicará? 
  Especifica los canales que utilizarás: tu blog, en Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, etc.
• ¿Por qué ese contenido? 
  Esto no necesariamente estará escrito en ninguna parte, pero cuando elijas un contenido para tu calendario, querrás responder esta pregunta. 
  ¿Está contribuyendo a tu estrategia general? Ser intencional sobre lo que creas y publicas es el punto aquí.
  ¿Qué aportas con ese contenido? Tenlo siempre claro.

Si profundizamos todavía más, un calendario de contenido también podría incluir:

• Llamadas a la acción 
  Las llamadas a la acción claras son una parte importante de tu estrategia de contenido. Puedes usar tu calendario para planificar tus llamadas a la acción para asegurarte de que sean apropiadas para el contenido y que sean consistentes con tu estrategia de contenido.
• Cómo optimizarás tu contenido
  Has programado tu publicación en tu blog. Ahora asegúrate de planificar la campaña de publicidad por correo, las 7 publicaciones de Twitter, la publicación de Instagram y la publicación de Facebook que informarán a tu comunidad al respecto. 
  ¿O tal vez esta publicación sea parte de un ebook o un manual? Ten en cuenta todo esto en tu calendario.
• Ofertas
  ¿Estás incluyendo alguna promoción? ¿Forma parte de alguna campaña? Inclúyelo en tu calendario.
• Categorías
  ¿Tienes varios tipos de publicaciones? Tal vez sea importante tener en cuenta eso.
• Recursos de comunicación
  Puedes incluir cualquier medio que vayas a poner en tu publicación, incluidas imágenes, audio, video, etc.
• Extensión
  ¿Es este un artículo breve? ¿Un artículo largo? ¿Un pilar? ¿Una publicación de actualización casual? Puedes incluir eso en tu calendario.
• Fuente
  ¿Tu equipo está creando esto? ¿Es una publicación de invitado? ¿Es una lista que has agregado de otros? Anótalo en tu calendario.
• Anuncios
  ¿Tienes una línea de tiempo para los anuncios de tu contenido? Incluirlos.

¿Cómo decido qué contenido debo publicar?

Asegúrate de que tu contenido sirva a tu estrategia de marketing general.

Piensa en la cantidad

¿Cuánto contenido necesitas para tu ciclo? Piensa en tu actividad y en tu estrategia: cómo de importante es la cantidad de contenido para conseguir comunicar tus mensajes.
Por ejemplo, si eres artista y estás preparando una presentación, el contenido te ayudará a ir despertando el interés.
Publica más o menos según la importancia del contenido para tu estrategia.

Piensa en tu audiencia

Las personas que forman tu audiencia son personas ficticias que pueden usar tu servicio o sentirse atraídos por tu propuesta. Construyes la imagen de estas personas imaginando tu público objetivo. Te ayudan a pensar más claramente en lo que busca tu audiencia.

Piensa también en la producción

¿Estás creando estas publicaciones o estás subcontratando a una profesional como yo que crea los contenidos para ti? 
Analiza los recursos que tienes disponibles para ayudarte a decidir qué publicar. Si no sabes nada sobre un tema concreto que tengas planificado tendrás que decidir si publicarlo con ayuda o desestimar la idea.

¿Con qué frecuencia debes configurar tu calendario?

Depende. Algunas personas hacen calendarios semanales, algunas mensuales, o trimestrales, algunas incluso para todo el año.

Si no estás segura, un buen punto de partida sería pensar anualmente, planificar mensualmente:

1. Siéntate y piensa en el año como un todo, haz una lluvia de ideas y asegúrate de no perderte ninguna fecha importante para tu audiencia (por ejemplo, las fechas claves en tu sector, las efemérides que no puedes dejar pasar…).
2. Recopila ideas sobre la marcha. Toma notas durante todo el año cada vez que tengas un estallido de creatividad.
3. Luego siéntate todos los meses y pon tus ideas en un calendario mensual. Coge el hábito de destinar unas horas en el mes para preparar el calendario del mes siguiente.

Cómo se organiza un calendario editorial. Así lo hago yo

Hemos llegado a un punto crucial: la organización. Y es que para ser efectivas la mejor de las estrategias es la organización y la planificación.

Así sabrás en cada momento en qué punto estás y qué debes hacer.

Veamos qué debe incluir un calendario editorial. Se puede hacer de muchas maneras y la clave está en buscar el método que a cada caso le funcione.

Existen numerosas herramientas que pueden ayudarte, pero tampoco hace falta que te obsesiones con las herramientas. Estas están para ayudarte, recuérdalo, no para que te pierdas en la búsqueda de la herramienta perfecta.

Te voy a contar cómo lo hago yo. Por si te sirve de ayuda.

Yo combino dos herramientas: Google Sheets y Trello. ¿Que si se puede hacer con otras herramientas? ¡Claro que sí! ¿Que si se puede hacer todo a mano? También. Pero yo te voy a explicar mi método y luego tú lo podrás adaptar como quieras.

Cómo utilizo Google Sheets

Google Sheets, las hojas de cálculo de Google, las utilizo para mantener un cronograma trimestral y realizar un seguimiento de las ideas para nuevas publicaciones que se me ocurran.

Me he decantado por la herramienta de Google porque yo trabajo todo online en Drive y así tengo los documentos accesibles siempre y en cualquier lugar.

El documento lo organizo en columnas, en las que reflejo:

• Título
• Descripción: cuando se me ocurre una idea apunto la temática y los objetivos generales del contenido
• Objetivo: el propósito de ese contenido: para qué tipo de público, en qué momento del proceso del viaje del cliente…
• Recursos: si van imágenes, vídeos, enlaces, etc.
• Imagen: me apunto el nombre de la imagen que acompañará al texto en el contenido
• Categoría: la categoría o silo de contenido a la que pertenecerá el artículo.
• Palabras clave.
• Fecha de redacción: como a veces tengo varios artículos iniciados al mismo tiempo y además mi proceso hasta la publicación es largo y con diferentes fases, apunto específicamente cuándo dejo redactada la primera versión.
• Fecha de traducción: en mi caso yo todos los artículos los publico en dos idiomas, euskera y castellano. Por eso apunto cuando termino la primera redacción.
• Fecha de publicación: la fecha en la que ya definitivamente está prevista la publicación del artículo.
• Fecha de difusión: también anoto cuando tengo previsto dinamizar ese contenido en la red una vez publicado.

Trello

En Trello cuanto con un tablero específico para el contenido del blog.

Trello es mi herramienta de planificación y control diario y tenerlo aquí me facilita la gestión. Hasta hace poco tiempo utilizaba Asana, que prácticamente permite hacer lo mismo.

En dicho tablero de Trello tengo activada una lista por cada tarea bloque: redactar, traducir, publicar y difundir. Y con las tarjetas me voy creando las tareas concretas de cada contenido.

Según voy cerrando tareas, esta herramienta me permite arrastrar las tarjetas de una lista a otra e ir avanzando en todo el proceso.

Así puedo hacer un seguimiento completo.

Además, si cambio de tipo de vista y paso de lista a flujo de trabajo, puedo realizar un seguimiento del estado de cada publicación.

Consejos finales

Si has llegado hasta aquí, deberías tener una buena idea básica sobre qué es un calendario editorial, qué incluirías en él y algunas herramientas que podrías usar para crearlo. 

Estos son algunos consejos finales a medida que se organiza:

• Se flexible y adáptate a medida que surjan nuevas ideas u oportunidades.
• Haz que tu calendario sea accesible para todos los que lo necesiten.
• En caso de que cuentes con un equipo, puedes registrar también quién se debe encargar de cada fase o tarea.
• Si trabaja alguien más en tu calendario editorial, establece un procedimiento de actualización de estos documentos.
• Reflexiona, evalúa y revisa periódicamente tu calendario.

Como ves, un calendario editorial debe ser un recurso que te ayude. No debes mirarlo como un trabajo extra. El calendario te ayudará a mantenerte organizado y productivo. Y te permitirá, ademas, tener unificado todo el trabajo de estrategia de contenido en un solo lugar para que solo te tengas que concentrar en crear esos contenidos.

¿Tienes otros consejos sobre el calendario editorial?